Izdani račun je ena najpomembnejših izvirnih knjigovodskih listin, pri njem pa ne gre zgolj za dokument, ki bo prinesel plačilo vašega dela, temveč tudi odraz odnosa vašega podjetja do svojega kupca. 

Seveda je račune mogoče narediti na veliko načinov, a samo nekateri vam prihranijo veliko časa ter vsebuje vse nujne podatke ter tudi dodatne klavzule, ki jih morate ali jih želite dodati na svoj račun. Še veliko bolj pomembno bo to postalo, ko bo Slovenija po zgledu drugih evropskih držav uvedla sistem e-računov za celotne poslovanje v gospodarstvu. 

Na račun morate gledati, kot na neke vrste promocijski material za vašo stranko, zato morajo biti računi lični in pravilni. Nujne podatke na računu je pametno spretno vključiti v celostno podobo vašega podjetja, s čimer lahko ustvarite zares privlačen dokument. 

Če uporabljate logotip ali barve podjetja, jih vključite v podobo računa. Dopisne liste in račune lahko poenotite tako, da na dopisni list zapišete vse podatke, ki so potrebni na računu, ki izkazuje poslovne dogodke, saj nastane na kraju in v času nastanka poslovnega dogodka.

Kaj mora vsebovati račun?

Računi za negotovinsko poslovanje morajo vsebovati podatke, ki so nujni in jih predpisuje več zakonov, nekateri so nespremenljivi, drugi, pa se spreminjajo glede na vsak račun.

Obvezni nespremenljivi podatki so:

• naziv podjetja,
• naslov podjetja,
• registrski organ, pri katerem je družba vpisana,
• matična številka družbe,
• pri d.o.o. je treba navesti tudi znesek osnovnega kapitala
• davčna številka izdajatelja oziroma ID za DDV, če ste zavezanec za DDV.

Obvezni spremenljivi podatki pa:

• datum izdaje računa,
• datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana),
• zaporedna številka računa,
• prejemnik računa (naziv, naslov, davčna številka …),
• datum kdaj naj bo račun plačan.

Če ste zavezanec za DDV morate vpisati še količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsta opravljenih storitev, davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji, cena na enoto brez DDV ter kakršna koli znižanja cen in popusti, ki niso vključeni v ceno na enoto, stopnja DDV.

Če niste zavezanec za DDV pa morate zapisati prodajno ceno blaga oziroma storitve (brez DDV), skupno vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve (brez DDV). Če izdate račun drugemu davčnemu zavezancu, morate na računu navesti tudi podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma obsegu in vrsti opravljenih storitev.

Kako lahko izdam račun?  

Račun lahko še vedno izdate na dva načina: ročno ali s pomočjo programov za izdajanje računov. Zagotovo vam je najlažje narediti račun ročno, torej znotraj excela ali worda, a pozor, to prinaša tudi največ napak. 

Vse številke (številka računa, datumi, vsota na računu) morate trikrat preveriti, da jih zapišite pravilno. Še posebej je zelo pomembno pravilno številčenje računov, kjer prihaja do največ napak. Ob vsaki napaki je račun potrebno ponovno pošiljati računovodjem ali pa stranki, kar od vas zahteva čas, stranki pa prinaša nepotrebne sitnosti ter tudi vprašanje, ali ste res pravi trgovec z avtomobili zanjo.

Veliko zadreg med podjetniki je predvsem ob koncu leta, ko je do februarja potrebno narediti izračun prihodkov, in je ob nedoslednostih lahko manjkajočih računov kar nekaj. 

Že sedaj ročno ne morete izdajati računov, če poslujete s proračunskimi uporabniki, saj je potreben digitalno podpisan e-račun. Kaj kmalu se lahko zgodi, da bo Slovenija po zgledu nekaterih evropskih držav prešla na sistem, ko bo vsak podjetnik mogel izstavljati e-račune, kar vas lahko spravi v zadrego in iskanje najboljšega programa, ki vam to lahko omogoči. Kaj kmalu bodo e-računi obvezni za izdajanje računov vsem pravnim osebam, kar pomeni, da če račune izdajate podjetjem ali lizing, potem jih bo kmalu potrebno izdajati v obliki e-računov. Še več e-računi bodo obvezni tudi za sprejemanje, kar v praksi pomeni, da boste ob nabavi vozila iz tujine morali dobiti e-račun, ki ga bo trgovec v tujini prijavil na davčno upravo države, v kateri posluje, enako pa boste morali narediti vi na slovenskem Furs-u. 

Celotna Evropska unija se namreč pospešeno trudi za digitalizacijo poslovanja in preprečevanja goljufij na področju DDV, kjer se predvsem stavi prav na e-raćune, ki bodo omenjeno področje naredili precej bolj transparentno. E-računi so tako realnost, ki se ji ne bo mogoče izogniti.

Mogoče vam bo všeč naša rešitev 

To možnost so že pred časom uvedli tudi na platformi AutoBrief, kjer imate torej sistem, v katerem ne potrebujete ročno delati svojih računov, ampak zagotavljamo avtomatsko izkušnjo od vpisa zaloge do izdaje računa.

V kreiranju svojega računa na AutoBrief imate tako vse možnosti, da v nastavitvah oblikujete tudi svoj račun. Pod zavihkom Profil podjetja lahko v platformi vpišete enkrat in za vselej (oziroma do spremembe) vse podatke o podjetju, ki so med drugim tudi nujni podatek za račun.

V zavihku administracija pa lahko vstavite vse, od vašega logotipa podjetja in digitalnega podpisa, ki bosta sestavni dela vašega računa, prav tako lahko izbirate med različnimi predlogami in oblikami računa, ter izberete, če želite na računu prikazovati tudi QR kodo za plačilo.

Seveda lahko pri tem na račun dodate tudi različne pripise in klavzule. Prav kavzule so v naši platformi že prednastavljene in skladne z zakonom, tako da vam ne bo potrebno razmišljati o tem, če je vse tako kot mora biti. Za lažji vnos podatkov AutoBrief platforma podpira tudi uporabo pametnih kod, ki jih lahko vstavite v vsebino, program pa jih ob izdaji samodejno zamenja s primernimi podatki glede na trenutni dokument. Tako nikoli več ne boste pozabili, katero številko računa morate napisati na aktualni račun, ki ga boste izdajali stranki, saj bo program že natančno vedel, katera številka mora biti na tem računu.

Vsak račun lahko pred izdajo tudi preverite v predogledu, po izdaji pa ga lahko prenesete na svoj računalnik v PDF obliki ali v obliki e-račun XML 2.0, ki je že danes potreben za poslovanje z javno upravo, kmalu pa bo, tako kot smo zgoraj že omenili, obvezen tudi za poslovanje med vsemi pravnimi osebami, torej podjetji.

Zato nikar ne omahuj in preizkusi, kako pravno skladne račune pripravljamo znotraj platforme AutoBrief. 

REGISTRIRAJ SE ZDAJ